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schedule boardとgoogleカレンダーを同期する

オランダの話題の途中ですが、ちょっと休憩して、仕事というか、それにまつわる話題を。

弁護士にとって(弁護士だけではないが)、スケジュール管理はもっとも大切な業務管理の1つです。
裁判の期日があり、その合間をぬって依頼者との打合せや法律相談の時間を取ったり、弁護士会の委員会活動などの予定を入れていったりします。私の場合は、他の弁護士と共同で事務所をしているので、事務所の会議の時間も取らなければなりません。

4月になり、年度初めと言うことで、年間のスケジュール(市役所での法律相談や、弁護士会での法律相談など)が配布され、ブッキングしている場合は、他の弁護士に交代をお願いすることになります。




そういったスケジュール管理のやり方については、各弁護士ごとに様々です。

昔ながらの手帳を使っている人や、PDAや最近ではスマートフォンを使っている人もいます。割合的には手帳の方が圧倒的に多いように思います。弁護士には年配の方が多いせいというのもありますが、手帳の方が速いんですね。毎回の裁判は2~3分で終わることが多いので、パッと開いてパッと書き込める手帳の方が便利、というのもあります。私も手帳派です。

他方で、PDAやスマートフォンを利用するメリットもよくわかります。
出先で予定を入れて、事務所に戻ってそれをデスクトップに同期すれば、事務員を含めて予定を共有することが容易にできるんですね。

弁護士事務所においては、弁護士の予定を事務員が把握している、というのはとても大切なことです。弁護士は裁判だなんだと外出していることが多いので、依頼者などからの電話に出るのはもっぱら事務員です。そこでは「先生はいつ帰ってくるんだ」とか、「いつ電話したらいいんだ」とか、至極もっともな質問が出るわけで、そのとき事務員が予定を把握していないのでは、依頼者からは苦情を言われることになるわけです。

手帳メインの弁護士についても、この問題は当然あるわけで、各法律事務所ごとに予定の共有システムを持っています。
弁護士が1人だけの個人事務所の場合などは、弁護士が事務所に帰ると手帳をそのまま事務員に預けて、事務員が予定を書き写していくというアナログな方法がとられているところもあります。弁護士が複数いる事務所でも、各弁護士ごとに、それぞれ専属の秘書的な事務員が配置されているところでは、同じようなシステムが取られているところもあると思います。ただ、この場合、弁護士横断的なスケジュールの把握というのは難しくなります。

私の所属する事務所では、全所員が全弁護士の予定を把握できるように、schedule boardというフリーソフトを使っています。
これは、フリーソフトとしてはかなり有名で、かつ、とても使い勝手のいいソフトです。
入力作業は、基本的には各弁護士の責任で行われます。





で、ここからが本題。
せっかく手帳の情報が、schedule boardに入力されて電子データになったのですから、これを何とか活用したいと考えるのが人情です。

私の場合、これまでは、schedule boardからcsvを読み出して、MS outlookの予定表にインポートして使っていました。
私は、イーモバイルでwindows mobile端末を利用していましたから、アウトルックの予定表はつなげば勝手に同期してくれるので、端末にも予定表が入り、それなりに便利に使えていました。
人間は欲が出るもので、予定表を自宅のデスクトップでも表示させたいと思うようになり、今回、googleカレンダーと同期できないものかと検討することにしました。将来的にandroidを使うことになる可能性が結構高いので、それも見越して、ということもあります。

ただし、googleカレンダーの場合、サーバーに予定をアップロードすることになるので、設定を誤ると、誰でもが私の予定を閲覧できる状態になってしまいます。中には、法律事務所に相談に来ていること自体を隠したい人もいるので、予定表にフルネームが記載されることはあまりない(多くは名字のみ)としても、慎重さは必要です。



さて、同期の方法ですが、とりあえずschedule boardから読み出したcsvを、そのままgoogleカレンダーにインポートしようとしても失敗します。
おそらくは、schedule boardで使われている情報の中に余計な情報(更新日時とか、入力者とか、色とか)があるせいではないかと思いますが、とりあえずうまくいきません。
同期の方法についてググってみると、プログラムを作って同期させている方がおられましたが、私にはそんな仕組み全然分かりませんので、怖くて導入できません・・・

そこで、仕方がないのでschedule boardからMS outlookを経由してgoogleカレンダーにインポートすることにします。
MS outlookへのインポートはこれまで通りです。
MS outlookからエクスポートする際、そのままエクスポートしてしまうと、同じようにgoogleカレンダーにインポートできなくなってしまいますので、情報を間引く必要があります。

まず、エクスポートの形式はwindowsカンマ区切りを選択します。
その後、エクスポート実行前に詳細設定で、エクスポートするアイテムを件名や日時(開始時刻、終了時刻)などに限定して、csvファイルにエクスポートします。
そうすると、なぜかgoogleカレンダーでのインポートを受け付けてくれるようになるのです。

googleカレンダーにインポートできれば、事務所でも自宅でもモバイルでも、デスクトップ上で予定を閲覧できるようになります。これはなかなか便利です。

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某所(旧ブログを見ればすぐに分かります。このブログでもいずれすぐにわかります。)で弁護士をしています。このブログを開設した時点で7年目です。



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